4H-yhdistys on kansainvälinen poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton yhdistys, jonka tavoitteena on kasvattaa lapsia ja nuoria vastuulliseen aikuisuuteen. Yhdistyksen nimen neljä h:ta tulevat englanninkielisistä sanoista head, hands, heart ja health. Suomeksi sanat käännetään tavallisimmin harkinta, harjaannus, hyvyys ja hyvinvointi. Nämä sanat kuvaavat niitä ominaisuuksia, joiden kehittämiseen 4H-yhdistys tähtää.

4H-kerhoissa tietoja ja taitoja opitaan itse tekemällä – 4H-järjestön motto onkin ”Tekemällä oppii parhaiten”. Tämän lauseen alkukirjaimista on saanut nimensä järjestön maskotti Topi, jonka näet seikkailemassa näilläkin sivuilla.

Haukiputaan 4H-yhdistys toimii itsenäisenä yhdistyksenä Oulun kaupungissa entisen Haukiputaan kunnan alueella. Yhdistyksen toiminnan järjestää Kiimingin 4H- yhdistys.

Johtokunta
 

Haukiputaan 4H-yhdistyksen johtokunnan jäsenet:

Antti Huhta, puheenjohtaja

Teija Hirsivaara, varapuheenjohtaja

Aila Polojärvi

Soile Huhtala

Laura Sarjanoja

Joonas Huttu

Johtokunnan sihteeri:

Anne Huhtala

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:             2.5.2020

Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi:             Kiimingin 4H-yhdistys ry                                                             

Osoite:         Vanhatie43, 90940 Jääli

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:             Kirsi Saarinen

Osoite:        Vanhatie 43

Sähköposti: kiiminki@4h.fi

Puhelin:   050 3789797  

Rekisterin nimi

• 4H-toimintarekisteri
• Työntekijärekisteri

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

• Kiimingin 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden lasten, nuorten ja aikuisten henkilötietoja, jotka osallistuvat yhdistyksen järjestämään toimintaan. Toiminta koostuu kerho-, leiri-, kilpailu- ja kurssitoiminnasta, hankkeista, tapahtumista ja tapaamisista. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi, sekä toiminnasta tiedottamiseen.
• Kiimingin 4H-yhdistykseen työsuhteessa tai harjoittelusuhteessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia työsuhteen solmimiseksi tai harjoittelun toteuttamiseksi.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

• Toimintaan osallistujat: nimi, osoite, puhelin, huoltajan nimi ja puhelinnumero, syntymävuosi, mahdolliset sairaudet ja allergiat jotka huoltaja katsoo tarpeelliseksi ohjaajan tietää, kuvauslupa.
• Työntekijän nimi, osoite, puhelinnumero, s-posti, henkilötunnus, tilinumero, sairauslomatodistukset, mahdolliset sairaudet ja allergiat jotka tulee ottaa huomioon, harjoittelijoiden osalta opintoja koskevat tiedot, alaikäisten osalta huoltajan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero).

 Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

• Toimintaan osallistuvien henkilötietoja säilytetään 3 vuoden ajan tilastoinnin todentamista varten
• Palkanmaksuun ja työsuhteeseen kytkeytyvien henkilötietojen osalta tiedot säilytetään 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Muut mahdolliset tiedot hävitetään viimeistään 1 kalenterivuoden päästä työsuhteen tai harjoittelusuhteen päättymisen jälkeen (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

Säännönmukaiset tietolähteet

    Tiedot saadaan ilmoittautumislomakkeista, toiminnanjohtajan sähköposteista, henkilöiltä itseltään työsopimusta kirjoitettaessa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

• Tietoja ei luovuteta eteenpäin. Poikkeuksena toiminta joka järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman tahon kanssa, esimerkiksi yhteisesti järjestettävät leirit/retket.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

• Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

    Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

• Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

• Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

• Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

 Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.